メール処理を高速化して定時退社する

仕事をコントロールする!

仕事を早く進めるには主導権を握り、コントロールできる状態で進めるのが良い。積極的にコミュニケーションをとって必要なことを実施する、または実施していただく。

積極的はいいが、メールするのは勤務時間内にする。勤務時間外でもOKな人として認識されてしまう。

段取り

本来しなくてもよい作業なのに、段取りが悪くて発生してしまった作業が無駄。
例えば打ち合わせの申し込みで、あらかじめ自分の予定を記載してメールすればメール往復しなくて済む。

優先順位をつけずに目の前の作業をガンガン進めるほうが早いこともある。

何を目的としたメールなのか最初に記載する。そしてから詳細を記載する。

配慮

「~してください」は命令みたいで窮屈に感じる。「~したく、ご対応いただけますでしょうか。」これでOK
ください系はだいたいこの法則でいける。

締め切り期限を指定するのは失礼じゃない、上記ご対応いただけますでしょうか構文でいける。

「させていただく」は排除。長くてわかりにくい、日本語としても正しくない。
「いたします」でOK

言葉を選んで催促する。
「先日、、、をお送りしましたが、届いておりますでしょうか。心配になりましたので再送します」
これでOK。無駄に角を立てない。仕事が進むように、考える。

相手の感情を受け止める
「大変でしたね」
「私もあなたが懸念されているように少し心配です」

感情を伝えることは、相手に信頼感を与えて仕事が早くなる
「迅速な対応助かります」

ダメ元で聞いてみる

「可能な範囲で構いませんので」

依頼する作業の大変さとメールの文章をリンクさせる
軽い作業「お願いしたく、ご対応いただけますでしょうか。」
中の作業「お手数おかけしますが、お願いしたく、ご対応いただけますでしょうか。」
重い作業「お手数おかけして大変恐縮ですが、お願いしたく、ご対応いただけますでしょうか。」

ケンカ腰の相手からのメール

すぐ返信
不用意に謝らない、謝るのはこちらに非があると確認できたとき、心配かけたことは謝るがトラブルがおきたことに関して謝らないほうが収束しやすい
件名を改めてつけて返信する(過激な件名で刺激しないように。